هوش تجاری چیست و چه تاثیری در کسب و کار دارد؟

هوش تجاری امروزه موضوع پر طرفداری برای صاحبان کسب و کارها است. هر آنچه در مورد وضعیت گذشته و فعلی کسب و کار شما به عنوان یک بیت داده وجود دارد، از جمله اعداد بازاریابی، منابع انسانی، بودجه بندی شرکت و حجم فروش، داده هایی هستند که باید ثبت شوند.

در این بین هوش تجاری (BI) مجموعه فناوری ها و روش های تبدیل اطلاعات کسب و کار به گزارش ها و تجسم های عملی است. هوش تجاری در اوایل دهه 80 تاسیس شد و با گذشت زمان به عنوان یک صنعت جداگانه توسعه یافت و نقش ها و حرفه های زیادی را به وجود آورد.

اصطلاح هوش تجاری اغلب به طیف وسیعی از ابزارها اشاره دارد که امکان دسترسی سریع به بینش در مورد وضعیت فعلی یک سازمان را بر اساس داده های موجود فراهم می کند. هوش تجاری مجموعه ای از فرایندها و فن آوری هایی است که داده های خام را به اطلاعات معنی دار تبدیل می کند که اقدامات سودآور کسب و کار را هدایت می کند.

هوش تجاری مجموعه ای از نرم افزارها و خدمات برای تبدیل داده ها به هوش و دانش عملی است و برای یک کسب و کار تأثیر مستقیمی بر تصمیمات استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی دارد. مهم ترین فایده ی آن برای یک سازمان تصمیم گیری مبتنی بر واقعیت را با استفاده از داده های تاریخی و نه مفروضات و احساس است.

هوش تجاری از نرم افزار و خدمات استفاده می کند تا داده ها را به بینش عملی تبدیل کند که تصمیمات استراتژیک و تاکتیکی یک سازمان را روشن می کند. ابزارهای BI به مجموعه داده ها دسترسی پیدا می کنند و آنالیز می کنند و یافته های تحلیلی را در گزارش ها، خلاصه ها، داشبورد، نمودارها و نقشه ها ارائه می دهند تا اطلاعات دقیق در مورد وضعیت تجارت را به کاربران ارائه دهند.

هوش تجاری چیست؟

به طور خلاصه افراد با استفاده از هوش تجاری، جمع آوری و ذخیره داده ها و مدیریت دانش را با تجزیه و تحلیل داده ها ترکیب می کنند تا داده های پیچیده را به اطلاعات معنی دار و عملی تبدیل کنند، که می تواند برای پشتیبانی از بینش و تصمیم گیری استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی موثرتر استفاده شود. محیط های هوش تجاری متشکل از انواع فن آوری ها، برنامه ها، فرآیندها، استراتژی ها و محصولات است که برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل، ارائه و انتشار اطلاعات تجاری داخلی و خارجی استفاده می شود.

کل سیستم BI را می توان برای تعامل با داده ها به قسمت داخلی و رابط کاربری واقعی تقسیم کرد. صرف نظر از پیچیدگی سیستم، یک پلت فرم BI معمولی دارای لایه های مختلفی است: یک لایه منبع داده، یک لایه انبار و یک لایه گزارشگر. بیایید آن ها را بشکنیم:

هوش تجاری در واقع یک لایه منبع داده است که در آن داده های خام ذخیره شده است و هر یک از پایگاه های داده، فضای ذخیره سازی ابری و پرونده های جداگانه ای هستند که با داده های بدون ساختار پر شده اند. منابع داده، نقطه شروع هر سیستم BI هستند زیرا با تمام ابزارهای ادغام داده ها، ذخیره ها و رابط کاربری هوش تجاری مرتبط هستند.

لایه انبار شامل تمام فن آوری هایی که روند انبارداری تسهیل می کند. اینها هر دو فضای ذخیره سازی واحدی برای کلیه داده ها و ابزارهای سازمانی استخراج، تبدیل و بارگیری (ETL) هستند. به چند دلیل داده ها به یک پایگاه داده منتقل می شوند:

• برای ایجاد یک نسخه واحد از تمامی موارد
• برای دسترسی به تمام داده های کسب و کار از یک مکان .

سیستم های مدرن هوش تجاری، تجزیه و تحلیل کسب و کار خود را در اولویت قرار می دهند، با استفاده از ابزارها، روش ها، فرایندها و سیستم عامل های جامع برای کشف اطلاعات، به کسب و کارها اجازه می دهند تا از بازار خود بینش داشته و عملکرد را بهبود بخشند.

ابزار های هوش تجاری چگونه کار می کند؟

هوش تجاری پایه و اساس هر استراتژی تجاری کوتاه مدت و بلند مدت است. ابزارها و فرآیندهای هوش تجاری برای استخراج بینش از داده های خام برای کمک به تصمیم گیری تجاری استفاده می شود. سازمان ها برای پیشی گرفتن از رقبا و بهینه سازی عملکرد کلی خود، از این داده ها استفاده می کنند. این ابزارها برای تحلیل BI ضروری است اما طیف وسیعی از ابزارهای BI نیز وجود دارد که می توانند از بخش های مختلف به کارمندان کمک کنند.

برخی از نرم افزارهای BI می توانند با ابزارهای تجاری خاص مانند خدمات رسانه ای ادغام شوند. گزارش BI و تجزیه و تحلیل BI به این کاربران کمک می کند تا با استفاده از داشبورد، پردازش تحلیلی پیچیده و تجسم های قدرتمند، راه حل هایی برای اطلاع رسانی به کار روزمره خود پیدا کنند. گزارش BI همچنین یک بخش حیاتی از هوش تجاری را نشان می دهد زیرا به مدیران کمک می کند تا با استفاده از داده ها تصمیم بگیرند.

اما واقعاً هوش تجاری چگونه کار می کند؟ بیشتر شرکت ها داده های ذخیره شده در مکان های مختلف را دارند، اما آن ها قادر به پیگیری این اطلاعات یا یکسان سازی این منابع مختلف داده نیستند. ابزارهای BI می توانند اطلاعات سریع و دقیق را با استفاده از منابع مختلف داده و بدون کمک از بخش IT برای اجرای گزارشات پیچیده، به تصمیم گیرندگان برسانند. این منابع داده می توانند از طریق تجزیه و تحلیل بازاریابی یا فروش تأمین باشند. به طور معمول، نرم افزار BI می تواند همه این منابع را با هم جمع کند تا دیدگاه های تاریخی، فعلی و پیش بینی شده را برای کمک به برنامه ریزی کسب و کار ارائه دهد.

برای شرکت ها مهم است که نحوه عملکرد خود را در نظر بگیرند، از جمله فرآیندهای فعلی یکپارچه سازی داده ها، گزارش و اشتراک اطلاعات را در نظر بگیرند. آن ها می توانند اهداف خود را تعریف کنند و سپس یک استراتژی برای راه اندازی یک سیستم جدید توسعه دهند. برای راه حل های سفارشی نرم افزار BI می تواند به صورت مرحله ای مستقر شود. مشاغل می توانند ابتدا با داده های مشتری شروع کنند، سپس بخش بعدی را ایجاد کنند، مانند داده های مالی. این فرایند برای اکثر شرکت ها بیشتر قابل کنترل است بطوریکه آن ها فقط در یک زمان خاص بر بینش خاصی تمرکز می کنند و باعث می شوند بیش از حد در داده ها غرق نشوند.

ابزارهای هوش تجاری برای ادامه رقابت و به حداکثر رساندن جریان درآمد برای شرکت ها مفید است. سازمان ها در هر اندازه و مرحله از نرم افزار BI برای تجزیه و تحلیل، مدیریت و تجسم داده های تجاری استفاده می کنند. تجزیه و تحلیل داده ها می تواند به شرکت ها کمک کند تا مشاغل خود را توصیف کنند، دلایلی که اتفاقات مثبت یا منفی رخ داده اند را بررسی کنند و در مورد برنامه های عملیاتی احتمالی صحبت کنند.

ابزارهای هوش تجاری می توانند به شرکت ها در انجام این نوع تحلیل ها، نظارت بر شاخص های اصلی عملکرد و تولید گزارش های دقیق کمک کنند. وقتی تحلیل گران از این ابزارها برای انتقال یافته های خود به ذینفعان استفاده می کنند، می توانند بینش خود را به دانش عملی تبدیل کنند.

هوش تجاری در مقابل تجزیه و تحلیل تجارت

افراد معمولاً در مورد تفاوت بین هوش تجاری و تجزیه و تحلیل تجارتی اختلاف نظر دارند. هوش تجاری و تجزیه و تحلیل کسب و کار یا BA نیز بسیار شبیه به هم هستند و به هم متصل هستند. برخی از افراد معتقدند که تفاوت اصلی مربوط به زمان است: هوش تجاری به کارهای روزمره و نحوه کار در حال حاضر کمک می کند، در حالی که تجزیه و تحلیل کسب و کار به برنامه ریزی کسب و کار برای آینده کمک می کند، مانند استفاده از تجزیه و تحلیل های پیش بینی برای کشف چرایی چیزها و اینکه موارد مختلف چگونه در آینده به نظر می رسند.

هوش تجاری و تجزیه و تحلیل تجارتی کسب و کار وقتی با هم همگام شوند به خوبی کار می کنند. از آنجایی که هوش تجاری به شرکت ها کمک می کند تا کارهای روزمره خود را مدیریت و بهینه کنند، تجزیه و تحلیل کسب و کار می تواند روش هایی را برای بهبود عملکرد آینده شرکت تعیین کند.

چهار نوع کاربر در یک سیستم هوش تجاری

چهار فرد اصلی که در یک سیستم هوش تجاری استفاده می شود در زیر آمده است:

• تحلیلگر حرفه ای داده: تحلیلگر داده آماری فردی است که همیشه باید به عمق داده ها بپردازد. سیستم BI به آنها کمک می کند تا بینش تازه ای برای توسعه استراتژی های تجاری منحصر به فرد بدست آورند.

• کاربران IT: کاربر IT همچنین در حفظ زیرساخت های BI نقش غالب دارد.

• رئیس شرکت: مدیر عامل ها می توانند با بهبود کارایی عملیاتی در تجارت خود، سود تجارت خود را افزایش دهند.
• کاربران تجاری: کاربران هوش تجاری را می توان از سراسر سازمان یافت. به طور عمده دو نوع کاربر تجاری وجود دارد:

1. کاربر هوش تجاری موقت
2. کاربر پایدار

تفاوت بین هر دو آنها این است که یک کاربر پایدار توانایی کار با مجموعه داده های پیچیده را دارد، در حالی که نیاز کاربر عادی باعث می شود تا از داشبورد برای ارزیابی مجموعه داده های از پیش تعریف شده استفاده کند. برای استفاده ی اصولی از هوش تجاری در یک کسب و کار تمامی این افراد می توانند نقش اصلی را داشته باشند و برای آن سازمان مفید واقع شوند.

سیستم های دارای هوش تجاری دارای چه معایبی هستند؟

پیش از بررسی مزایای هوش تجاری می خواهیم معایب آن را بررس کنیم. برخی از معایب آن عبارتند از:

• هزینه بالا: هوش تجاری می تواند برای شرکت های کوچک و همچنین برای شرکت های متوسط ​​هزینه بر باشد. استفاده از چنین نوع سیستمی ممکن است برای معاملات معمول کسب و کار گران باشد.

• پیچیدگی زیاد: اشکال دیگر BI پیچیدگی آن در اجرای پایگاه داده است. این می تواند آنقدر پیچیده باشد که بتواند تکنیک های تجاری را برای مقابله با آن سخت کند.

• استفاده محدود: مانند تمام فناوری های بهبود یافته، BI  ابتدا با در نظر گرفتن صلاحیت خرید شرکت های ثروتمند تاسیس شد. بنابراین سیستم BI هنوز برای بسیاری از شرکتهای کوچک و متوسط ​​مقرون به صرفه نیست.

• اجرای زمان بر: تقریباً یک و نیم سال طول می کشد تا سیستم ذخیره سازی داده به طور کامل اجرا شود. بنابراین ، این یک فرایند زمانبر است و برای سازمان هایی که دچار کمبود وقت و زمان هستند چندان مناسب نمی باشد.

مزایای هوش تجاری برای یک سازمان چیست؟

استفاده از سیستم ها و نرم افزار های هوش تجاری برای هر کسب و کاری ضروری است و مزایای بسیار زیادی را به همراه دارد. در ادامه به برخی از این مزایا اشاره خواهیم کرد:

• گزارش سریع و دقیق: کارمندان می توانند با استفاده از منابع مختلف داده از جمله داده های مالی، عملیاتی و فروش از الگوها یا گزارش های سفارشی برای نظارت بر KPI استفاده کنند. این گزارش ها در زمان واقعی تولید می شوند و از مرتبط ترین داده ها استفاده می کنند تا مشاغل بتوانند به سرعت از آن ها بهره ببرند. بیشتر گزارش ها شامل داده های آسان برای تحلیل کردن، مانند نمودارها، جداول و نمودارها هستند. برخی از گزارش های نرم افزار BI تعاملی هستند تا کاربران بتوانند با متغیرهای مختلف بازی کنند یا حتی سریع تر به اطلاعات دسترسی پیدا کنند.

• بینش ارزشمند کسب و کار: مشاغل می توانند بهره وری، درآمد، موفقیت کلی کارکنان و همچنین عملکردهای خاص دپارتمان را بسنجند. این می تواند نقاط قوت و ضعف را کشف کند زیرا ابزارهای BI به سازمان ها کمک می کنند تا بفهمند چه چیزی مفید است و چه چیزی مفید نیست. تنظیم هشدارها آسان است و به شما کمک می کند این معیارها را ردیابی کنید و به مدیران کمک می کند تا به KPI هایی که بیشترین اهمیت برای تجارت آن ها است پایدار بمانند.

• تحلیل رقابتی: توانایی مدیریت و دستکاری مقدار زیادی از داده ها به خودی خود یک مزیت رقابتی است. علاوه بر این، بودجه بندی، برنامه ریزی و پیش بینی یک روش فوق العاده قدرتمند برای جلو ماندن از رقابت است، فراتر از تجزیه و تحلیل استاندارد است و همچنین انجام آن با نرم افزار BI آسان است. مشاغل همچنین می توانند عملکرد فروش و بازاریابی رقیب خود را پیگیری کنند و یاد بگیرند که چگونه محصولات و خدمات خود را از یکدیگر متمایز کنند.

• کیفیت بهتر داده ها: داده ها بندرت کیفیت خوبی دارند و روش های زیادی وجود دارد که می تواند اختلافات و عدم دقت را نشان دهد. مشاغلی که جمع آوری، به روزرسانی و ایجاد داده های با کیفیت را انجام می دهند، معمولاً موفق ترند. با استفاده از نرم افزار BI ، شرکت ها می توانند منابع مختلف داده را برای تصویری کامل از آنچه در تجارتشان اتفاق می افتد جمع آوری کنند.

• افزایش رضایت مشتری: نرم افزار BI می تواند به شرکت ها در درک رفتارها و الگوهای مشتری کمک کند. اکثر شرکت ها در زمان واقعی از بازخورد مشتری استفاده می کنند و این اطلاعات می تواند به تجارت در حفظ مشتری و دستیابی به مشتری جدید کمک کند. این ابزارها همچنین ممکن است به شرکت ها کمک کند تا الگوی خرید را شناسایی کنند، این امر به تجربه مشتری در پیش بینی نیازها و ارائه خدمات بهتر کمک می کند.

• شناسایی روندهای بازار: شناسایی فرصت های جدید و ایجاد یک استراتژی با داده های حمایتی می تواند به کسب و کارها یک مزیت رقابتی بدهد، مستقیماً بر سودآوری بلند مدت تأثیر بگذارد و دامنه کامل آنچه را که اتفاق می افتد می دهد. کارمندان می توانند با استفاده از داده های بازار خارجی با تجزیه و تحلیل داده های مشتری و شرایط بازار و همچنین ردیابی مشکلات تجاری روند جدید فروش را تشخیص دهند.

• افزایش بهره وری عملیاتی: ابزارهای BI چندین منبع داده را یکپارچه می کند، که به سازمان کلی یک کسب و کار کمک می کند تا مدیران و کارمندان زمان کمتری را برای ردیابی اطلاعات صرف کنند و بتوانند بر تولید گزارش های دقیق و به موقع تمرکز کنند. کارکنان می توانند بر اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود تمرکز کرده و تأثیر تصمیمات خود را تجزیه و تحلیل کنند.

• تصمیمات بهتر و دقیق تر: رقبا به سرعت به جلو حرکت می کنند و برای شرکت ها مهم است که هرچه سریع تر تصمیم بگیرند. عدم رعایت مسائل با دقت و سرعت می تواند منجر به از دست رفتن مشتری و درآمد شود. سازمان ها می توانند با استفاده از داده های موجود اطلاعات را در زمان مناسب به ذینفعان مناسب منتقل کنند و زمان تصمیم گیری را بهینه کنند.

• افزایش درآمد: افزایش درآمد برای هر شغلی هدف مهمی است. داده های حاصل از ابزار BI می تواند به کسب و کارها کمک کند تا سوالات بهتری درباره چرایی اتفاقات از طریق مقایسه در ابعاد مختلف و شناسایی نقاط ضعف فروش بپرسند. هنگامی که سازمان ها به مشتریان خود گوش فرا می دهند، رقبای خود را تماشا می کنند در واقع عملکرد خود را بهبود می بخشند و درآمد افزایش می یابد.

• حاشیه سود بالا: حاشیه سود یکی دیگر از نگرانی های بیشتر مشاغل است. خوشبختانه، ابزارهای BI می توانند ناکارآمدی ها را تجزیه و تحلیل کنند و به گسترش حاشیه کمک کنند. داده های جمع آوری شده فروش به شرکت ها کمک می کند تا مشتریان خود را درک کنند و تیم های فروش را قادر می سازند تا استراتژی های بهتری راجع به محل مصرف بودجه تهیه کنند.

مهارت های لازم برای تبدیل شدن به یک تحلیلگر هوش تجاری چیست؟

مهارت های بسیاری وجود دارد که باید برای استفاده از هوش تجاری از آن ها بهره مند شوید. برخی از این موارد در زیر آورده شده است:

توانایی جمع آوری و تهیه اطلاعات

تهیه داده ها بخش مهمی از هوش تجاری است. برای بدست آوردن هرگونه بینش از داده ها، ابتدا باید داده ها را جمع آوری، پاکسازی و به صورت یکنواخت سازماندهی کنید. ابزارهای جمع آوری داده های بسیاری وجود دارد که می توانند داده ها را از منابع مختلف تهیه کرده و سپس این داده ها را با همان ابعاد و اندازه گیری ها مستند کنند. به عنوان یک فرد باید این مهارت را در خود پرورش دهید.

داده کاوی

داده کاوی فرایند یافتن الگوهایی در داده ها است که قبلاً قابل مشاهده نبودند. این فرایند داده های خام را به اطلاعات مفیدی تبدیل می کند که می توانند برای تصمیم گیری استفاده شوند. دانش داده کاوی نیاز به درک فن آوری های مختلفی از قبیل یادگیری ماشین، پایگاه داده ها، تجزیه و تحلیل آماری، الگوریتم های علوم رایانه و غیره دارد.

تجزیه و تحلیل آماری

دانش آماری قسمت بزرگی از تبدیل شدن به یک تحلیلگر هوش تجاری است. شما باید از مولفه های مختلف آماری آگاهی داشته باشید مانند اینکه می توان از میانگین، دامنه ، واریانس و غیره استفاده کرد تا اطلاعات دقیق تری از داده ها بدست آورید. اینها فقط اصول اولیه است! سایر مباحث آماری پیشرفته مانند نظریه مجموعه ها، توزیع های گسسته و مداوم و متغیرهای تصادفی و غیره نیز مهم هستند. ابزارهای تحلیلی بسیاری وجود دارد که می تواند به کسب و کارها کمک کند تا معیارهای خود را برای ایجاد یک استراتژی BI سالم درک کنند.

تحلیل توصیفی

تجزیه و تحلیل توصیفی شامل تحقیق در مورد داده ها برای درک وجود مقادیر از دست رفته، توزیع های غیر عادی و غیره است. در اصل این بخشی از درک و شناخت داده ها قبل از ارائه داده ها به تصمیم گیرندگان است. ابزارهای زیادی وجود دارد که می تواند برای تجزیه و تحلیل توصیفی مورد استفاده قرار گیرد مانند روش های آماری توضیح داده شده در بالا یا نمودارهای تجسم داده که برای مطالعه داده ها مانند نمودار میله ای، نمودار جعبه و ویسکر و غیره استفاده می شود.

تجسم داده ها

به عنوان یک تحلیلگر BI ، یک قسمت مهم از کار شما فقط به دست آوردن الگوهای موجود در داده ها نیست بلکه تجسم داده ها به گونه ای است که این الگوها به وضوح قابل مشاهده باشند. بنابراین مهارت های تجسم داده ها قسمت بزرگی از تبدیل شدن به یک تحلیلگر هوش تجاری است. شما باید در مورد نمودارهای مختلف دانش داشته باشید که می تواند برای تجسم داده ها مورد استفاده قرار گیرد. همه این نمودارها به تصمیم گیرندگان این امکان را می دهند تا اطلاعات را به طور عمیق تری درک کنند.

دانش تجارت

به عنوان یک تحلیلگر هوش تجاری، شما باید دانش تجاری خوبی نیز داشته باشید. شما باید به خوبی با مدل تجاری شرکتی که در آن کار می کنید آشنا باشید و نحوه استفاده از داده ها را برای بدست آوردن حداکثر سود برای تجارت بر اساس شاخص های کلیدی عملکرد درک کنید. شما باید اهداف کوتاه مدت و بلند مدت شرکت را بفهمید تا بتوانید با ترکیب داده ها در ترسیم مسیر آینده کمک کنید.

گزارش دهی داده ها

مهارت های گزارش داده یا مهارت های ارتباطی مهارت های نرم هستند که برای شغل شما به عنوان یک تحلیلگر هوش تجاری کاملاً ضروری هستند. شما باید مهارت گفتاری داشته باشید تا بینش های بدست آمده از داده ها را به افراد بالاتر در مشاغل مانند ذینفعان و اعضای هیئت مدیره گزارش دهید تا آن ها بتوانند تصمیمات لازم را برای تجارت بگیرند.

جمع بندی

اکنون که نگاهی اجمالی به دنیای هوش تجاری دارید می توانید با کسب این مهارت کسب و کار خود را به طرز چشمگیری توسعه ببخشید. به طور خلاصه مهارت های هوش تجاری به شما کمک می کند که :

• داده های خام را به اطلاعات معنی دار تبدیل می کند که اقدامات سودآور کسب و کار را هدایت می کند.
• روند بازار را شناسایی کرده و مشکلات تجاری را که باید برطرف شود را شناسایی کنید.
• داده های خود را توسط تحلیل گر داده، کاربران تجاری و رئیس شرکت قابل استفاده کنید.
• قابلیت مشاهده، بهره وری و رفع مسئولیت را بهبود بخشد.