اهمیت رسید ساز های آنلاین و صدور فاکتور در سایت فروشگاهی

فاکتور سندی است که برای خریدار ارسال می شود و مقدار و هزینه محصولات و یا خدمات ارائه شده توسط فروشنده را مشخص می کند. در واقع یک فاکتور شرح مفصلی از محصولات یا خدمات و مجموعه ای از اطلاعات دیگر را ارائه می دهد که بسته به شرایط موجود در کشور صادر شده و نوع محصول یا خدمات فروخته شده، ممکن است کمی متفاوت باشد. فاکتور و رسید پرداخت نشان می دهد که با توجه به شرایط فروشنده، خریدار باید مبلغی را پرداخت کند. شرایط پرداخت معمولاً مدت زمانی را تعیین می کند که خریدار برای پرداخت هزینه ی کالاها و یا خدماتی که به او ارائه شده است باید مبلغی را به فروشنده پرداخت کند.

در فروشگاه آنلاین هم مثل فروشگاه فیزیکی صدور فاکتور و رسید پرداخت بسیار مهم است و امروزه اغلب فروشگاه ها از طریق رسید ساز های آنلاین این فاکتور ها را صادر می کنند. فاکتور یکی از ارکان اصلی روند فروش محصول است. فاکتور مانند یک سند اصلی است که به عنوان صورتحساب برای خدمات یا محصولاتی که تجارت شما ارائه داده است، عمل می کند. فاکتور ایجاد شده به صورت درست و صحیح مانند سندی حقوقی است که توافقنامه لازم الاجرا را ارائه می دهد.

فاکتورها نه تنها برای پیگیری فروش و پرداخت ها مهم هستند، بلکه در مواردی که پرداختی عقب افتاده باشد و یا مفقود شده باشد و با اقدامات رسمی تر پیگیری شود، می تواند مفید واقع شود. شما به عنوان یک صاحب کسب و کار آنلاین باید تعیین کنید که بهترین روش ثبت سوابق خرید یک مشتری برای سازمان شما چیست.

بیشتر شرکت ها برای ثبت معاملات خود و مشتریان خود از ترکیبی از رسید و فاکتور استفاده می کنند و احتمالاً شما نیز مجبورید همان کار را انجام دهید. اگرچه این دو مورد عملکردهای مشابهی دارند اما کمی با یکدیگر متفاوت هستند. برای اینکه کار شما به همین راحتی پیش برود ، مهم است که بدانید این دو چه تفاوتی دارند، چه اطلاعاتی را باید در هر یک بگنجانید و چه زمانی بهتر است برای مشتریان خود رسید یا فاکتور صادر کنید.

ما در این مقاله به شما خواهیم گفت که فاکتور و رسید پرداخت چه می باشند، شامل چه اطلاعاتی هستند و اساساً چرا داشتن رسید ساز آنلاین برای فروشگاه شما مهم می باشند.

فاکتور چیست؟

فاکتور سندی است که توسط فروشنده برای مشتری ارسال می شود و درخواست پرداخت هزینه برای محصولات یا خدمات را دارد و لیست کالاها یا خدمات ارائه شده، هزینه آن ها و انواع پرداخت را که فروشنده قبول می کند ذکر می کند. فاکتورها معمولاً پس از دریافت کالاها یا خدمات مشتری، اما قبل از پرداخت هزینه ها برای مشتری صادر می شوند. به همین دلیل، آن ها به ویژه در بین شرکت هایی که درصد زیادی از فروش دارند، مانند تولیدکنندگان یا عمده فروشان رایج است. با این حال، هر کسب و کاری، صرف نظر از آنچه می فروشند، می توانند از فاکتورها استفاده کند.

به طور سنتی فاکتورها از طریق پست یا نمابر چاپ می شوند و برای مشتری ارسال می شوند، اما می توانند به صورت الکترونیکی نیز ارسال شوند. امروزه همانطور که گفته شد رسید ساز آنلاین وجود دارد و فاکتورهای الکترونیکی را صادر می کنند. این رسیدساز ها تقریباً بهترین گزینه برای مشاغل تجارت الکترونیکی هستند زیرا تقریباً تمام امور مربوط به فروشگاه شما بصورت آنلاین انجام می شود. یک سیستم عامل مدیریت فاکتور آنلاین می تواند کل فرآیند فاکتورگیری را برای تجارت الکترونیکی و مشاغل سنتی ساده و تسریع کند. چه کتبی و چه الکترونیکی، باید توجه زیادی به فاکتورهای خود داشته باشید، زیرا این امر به شما اطمینان می دهد که به موقع و به درستی برای خدمات خود پرداخت هزینه ها انجام شود.

المان های فاکتور

نوشتن فاکتور در واقع ساده است، اما چند عنصر مهم وجود دارد که شما باید با هر فاکتور ایجاد شده آن ها را در نظر بگیرید. این عناصر یکی از بزرگ ترین تفاوت های فاکتور و رسید است. فاکتورها نسبت به رسید ها، اطلاعات بیشتری در مورد خرید آن محصولات دارند. این عناصر و المان ها شامل موارد زیر است:

• نام تجاری، لوگو و اطلاعات تماس شما؛
• نام مشتری و اطلاعات تماس؛
• یک شماره فاکتور منحصر به فرد؛
• تاریخ ایجاد فاکتور؛
• تاریخ سررسید پرداخت و سایر شرایط پرداخت؛
• همه اشکال قابل قبول پرداخت؛
• شرح مفصلی از کلیه کالاها و خدمات خریداری شده، از جمله قیمت و مقدار.
• کل مبلغ، شامل هرگونه مالیات و هزینه.

از آنجا که فاکتورها درخواست پرداخت و همچنین ثبت یک معامله را دارند، همه این اطلاعات لازم است به مشتریان داده شود که دقیقاً برای چه چیزی به شما هزینه پرداخت می کنند.

رسید چیست؟

رسید سندی است که تأیید می کند کسب و کار از مشتری کالا و یا خدماتی را که برای آن هزینه پرداخته اند را دریافت کرده است. گرچه مشاغل از نظر قانونی ملزم به ارائه رسید برای همه معاملات نیستند، اما پس از خرید مشتری عموماً رسیدها را دریافت می کند و این امر باعث رایج شدن آن ها در بین مشاغل تجارت سنتی و تجارت الکترونیکی و صدور آن از طریق رسید ساز های آنلاین شده است.

رسیدها را می توان به صورت فیزیکی یا الکترونیکی به مشتری داد. در مشاغل سنتی، آن ها معمولاً چاپ می شوند یا نوشته می شوند، اگرچه برخی از آن ها رسیدهای الکترونیکی ارسال شده از طریق ایمیل را نیز ارائه می دهند. بسیاری از فروشگاه های آنلاین بلافاصله پس از خرید مشتری، با استفاده از رسید ساز های آنلاین رسید ها را به ایمیل ارسال می کنند، هرچند برخی ممکن است هنگام ارسال محصولات برای تحویل، ترجیح دهند آن را از طریق ایمیل ارسال کنند. تقریباً 70٪ آمریکایی ها رسید کاغذی را ترجیح می دهند، بنابراین حتی مشاغلی که کاملاً آنلاین کار می کنند باید هنگام تحویل محصولات، ارسال آن ها را نیز در نظر بگیرند.

مهم نیست که چطور آن ها را به مشتریان خود می دهید، رسیدها یک سند مهم اثبات خرید هم برای مشتریان و هم برای مشاغل است. در صورتی که مشتریان با کالایی مشکلی داشته باشند یا بخواهند آن را پس دهند یا آن را مبادله کنند، به رسید نیاز دارند و شما باید بتوانید صحت ادعاهای مشتری را از طریق آن تأیید کنید. پیگیری سفارشات و رسیدهای مشتری ممکن است دشوار باشد، به ویژه اگر مشتری بخواهد چیزی را برگرداند یا تعویض کند. یک سیستم مدیریت سفارش با کیفیت بالا می تواند ردیابی سفارشات، ارسال رسیدهای دقیق و کمک به مشتریانی را که پس از انجام معامله به کمک نیاز دارند، بسیار آسان کند.

نحوه نوشتن رسید پرداخت

ایجاد رسید حتی ساده تر از ایجاد فاکتور است، زیرا جزئیات آن ها بسیار کمتر است. با این وجود آن ها هنوز حاوی اطلاعات مهمی در مورد یک معامله هستند. آن ها به شماره شناسایی منحصر به فرد یا اطلاعات مشتری نیاز ندارند، اما هر رسیدی که صادر می کنید باید شامل موارد زیر باشد:

• نام تجاری، لوگو و اطلاعات تماس شما ؛
• تاریخ فروش؛
• لیستی از محصولات و خدمات فروخته شده.
• قیمت هر محصول و خدمات فروخته شده؛
• تخفیف یا کوپن
• کل مبلغ پرداخت شده، شامل هر گونه مالیات فروش یا هزینه.

برخی از رسیدها همچنین ممکن است شامل روش پرداخت، شرایط فروش یا سیاست بازگشت سازمان شما باشد، زیرا این اطلاعات در صورت تمایل به بازپرداخت یا تعویض جنس برای مشتریان می تواند مفید باشد. خطاهای سفارش و نحوه برخورد شما تأثیر زیادی بر مشتریان و تجربه آن ها از تجارت شما دارد. ارائه هرچه بیشتر جزئیات می تواند رفع هر دو مسئله ممکن را برای شما آسان تر کند.

بسته به آنچه می فروشید و نحوه فعالیت شغلی شما، ممکن است بیشتر از فاکتورها استفاده کنید یا بالعکس. به احتمال زیاد در طول کار خود از ترکیبی از هر دو روش مستند سازی مناسب تر خواهد بود. درک تفاوت بین فاکتورها و رسیدها به شما این امکان را می دهد که بدانید چه زمانی باید از یکی به جای دیگری استفاده کنید، اطمینان حاصل کنید که شما و مشتریان خود اسناد معاملاتی مورد نیاز را دارید.

تا به اینجای کار بدون شک متوجه تفاوت فاکتور و رسید پرداخت شده اید. هر دوی آن ها به یکدیگر شباهت های بسیار زیادی دارند اما با یکدیگر متفاوت هستند. در ادامه می خواهیم به بررسی مزایای هر یک از آن ها بپردازیم.

مزایای فاکتور ها و رسید های پرداخت برای یک فروشگاه آنلاین

همانطور که می دانید همه مشاغل باید در نگهداری سوابق دقیق کلیه معاملات و فروش ها تلاش کنند و فاکتورها نقشی اساسی در این موضوع دارند که چه موقع، کجا، چه چیزی و به چه کسی کالا یا خدمات فروخته اید. فاکتورها همچنین به شما اطمینان می دهند که چه مبلغی را دریافت می کنید. نکته اصلی این است که فاکتورها نه تنها به شما کمک می کنند سوابق دقیق از کلیه معاملات داشته باشید، بلکه باعث می شود درآمد شما ثابت بماند و مسائل مربوط به جریان نقدی را تجربه نکنید. از دیگر مزایای آن می توان به موارد زیر اشاره کرد:

افزایش کارایی

هر صاحب کسب و کاری دوست دارد کار و تجارت وی کارآمدتر باشد. با در نظر گرفتن فاکتورهای سازگار با استاندارد بین المللی به عنوان بخشی استاندارد از فرآیند خرید، در هنگام درخواست فاکتور با مشتریان پیگیری و رفت و برگشت کمتری خواهید داشت و این موضوع کارایی شما را افزایش می دهد.

بهبود تجربه مشتری

مهم ترین مولفه در تجارت آنلاین شما مشتریان شما هستند. آن ها تصمیم می گیرند که آیا شما موفق می شوید یا شکست می خورید، بنابراین این وظیفه هر شرکت است که تمام تلاش خود را برای ارائه تجربه مثبت مشتری در هر مرحله از فرآیند خرید انجام دهد. حذف رفت و برگشت ها و مشکلات بیشتر پس از خرید بین مشتری و تیم پشتیبانی شما در مورد فاکتور، یکی از روش های پیش بینی نیازهای مشتریان و جلوگیری از تعامل بالقوه منفی است.

همچنین، به خاطر داشته باشید که اگر برای محموله های بین المللی به درستی فاکتور نگیرید، کشور مقصد می تواند ارزش بسته را به اشتباه تخمین بزند، بنابراین هزینه های بیشتری را برای مشتری هزینه می کند. هیچ مشتری نمی خواهد هزینه های غیر منتظره را پرداخت کند. پس اهمیت رسید ساز ها را نادیده نگیرید.

تقویت برند

به یاد داشته باشید: ارتباطات پس از خرید به همان اندازه تعاملات شما که منجر به فروش می شوند مهم هستند و مشتریان شما را وفادار می کنند. حفظ ثبات تجربه نام تجاری در تمام نقاط تماس بسیار مهم است. پس از خرید زمانی است که حفظ مشتری و بازاریابی دهان به دهان و یا ویروسی در آن نقش بسیار مهمی دارد. فاکتورها یک موقعیت تجاری اضافی را فراهم می کنند که می توانید خود را از رقبا جدا کنید.

صرفه جویی در زمان

اگر فاکتورهای شما کامل نباشد، ممکن است مشتری ها دچار مشکل شوند. این می تواند منجر به تأخیر در پرداخت یا عدم پرداخت برای شما شود. با این حال، حتی اگر آن ها بتوانند به شما دسترسی پیدا کنند، برای اصلاح خطاهای صورتحساب زمان بیشتری لازم است. اگر از ابتدا شما فاکتور کامل در نظر گرفته باشید، می توانید زمان خود را با بهره وری بیشتری سپری کنید.

چه مواردی را باید در فاکتور تجارت الکترونیکی خود بگنجانید؟

یکی از رایج ترین اسناد حسابداری فاکتور است. در بیشتر موارد، مشتریان در وب سایت فروشگاهی شما به فاکتور نیاز دارند. بنابراین با توجه به اهمیت آن مهم است که فاکتور فروش تجارت الکترونیکی شما شامل حداقل سطح معینی از اطلاعات باشد. هنگامی که در حال طراحی فاکتور برای تجارت الکترونیکی خود هستید، برخی از اطلاعات وجود دارد که باید در نظر بگیرید از جمله:

• کلمه “فاکتور”

برای اینکه کاملاً روشن شود که سند یک فاکتور رسمی است، مهم است که کلمه فاکتور را به صورت برجسته در بالا قرار دهید.

• شماره سریال فاکتور منحصر به فرد

شناسه فاکتور که به آن شماره فاکتور نیز گفته می شود، شماره منحصر به فردی است که به هر فاکتور تولیدی کسب و کار اختصاص می یابد. شماره فاکتور یک عنصر مهم فاکتور است زیرا به یک کسب و کار اجازه می دهد معاملات فردی با مشتری را به راحتی شناسایی و به آن ها مراجعه کند. شناسه فاکتور می تواند شامل اعداد و حروف باشد. شما باید در رسید ساز آنلاین خود یک سیستم شناسه فاکتور سازگار ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که شماره فاکتور را بیش از یک بار به افراد مختلف اختصاص نمی دهید.

از آنجا که این یک سند رسمی مالیاتی است، باید از منطق اختصاص شماره سریال به هر فاکتور پیروی کنید. در ساده ترین شکل، شماره سریال فقط یک عدد از شماره سریال قبلی بیشتر است. در یک سیستم تا حدودی پیچیده تر، ممکن است شماره سریال را در هر سال مالی مقداردهی اولیه کنید. در سیستم های پیچیده تر، ممکن است بخواهید یک شماره سریال عددی داشته باشید.

• نام تجاری رسمی و نام های ثانویه

در فاکتور شما باید نام رسمی کسب و کار شما ذکر شود. اگر نام های مرتبط دیگری نیز وجود داشته باشد، باید آن ها را نیز ذکر کرد.

• اطلاعات تماس

حداقل باید شهر و کشور شما ذکر شود. در صورت عدم وجود این اطلاعات، محل مالیات مشخص نخواهد بود. بهتر است آدرس خیابان ، شماره تلفن و آدرس ایمیل کامل خود را وارد کنید. اطلاعات تماس اضافی نیز ممکن است در موارد بعدی منطقی باشد. برخی از این اطلاعات اضافی می تواند آدرس دفتر شعبه، لیست آدرس های ایمیل جداگانه برای بخش دیگری مانند خدمات مشتری، صورتحساب، پشتیبانی فروش و غیره باشد.

• مشخصات مشتری

فاکتور مال شخصی نیست که آن را در اختیار داشته باشد. در عوض، فاکتور باید به یک نهاد خاص ارسال شود. بنابراین، شما باید اطلاعات مربوط به خریدار را لیست کنید. معمولاً نام کامل رسمی کافی است. با این حال، بیشتر بازرگانان تجارت الکترونیکی ترجیح می دهند آدرس خیابان و آدرس ایمیل را نیز وارد کنند.

• توضیحات محصول

نام ، اندازه (در صورت وجود)، نوع (در صورت وجود)، مقدار، قیمت واحد و قیمت کل باید برای هر یک از کالاهایی که مشتری خریداری می کند ذکر شود.

• اضافات و کسر هزینه ها

این اضافات می تواند شامل، هزینه پست، جابجایی حمل و نقل، مالیات یا بدهی قبلی باشد. کسر هزینه ها می تواند شامل تخفیف، اعتبار، کوپن و موارد مشابه باشد.

• جزئیات و روش های پرداخت

باید روش های مختلفی باشد که مشتری می تواند از طریق آن پرداخت کند ذکر شود. این می تواند شامل جزئیاتی درباره نامی که باید چک در آن کشیده شود، یا شناسه ی پرداخت که مبلغ باید به آن پرداخت شود، یا جزئیات بانکی باشد. در اکثر تجارت الکترونیکی B2C ، فاکتور پس از دریافت هزینه ها تولید می شود. در این صورت باید جزئیات مبلغ دریافت شده ذکر شود.

• شرایط و ضوابط

شرایط و ضوابط مربوط به فروش باید ذکر شود. وقتی مشاغل از فرم های فاکتور از قبل چاپ شده استفاده می کنند. عبارات معمول و شرایط شامل جزئیات در مورد بازپرداخت، گارانتی، و ضمانت نامه است. همچنین، از آنجا که ما در مورد تجارت الکترونیکی صحبت می کنیم ، منطقی است که سیاست حفظ حریم خصوصی خود را نیز بگنجانید.

• شرایط حمل و نقل

شما باید شرایط حمل و نقل خود را در فاکتور یا رسید آنلاین خود وارد کنید. برای شروع، به وضوح بگویید که چه کسی مسئول هزینه های حمل و نقل است، شما یا مشتری. اگر مشتری مسئول است، اطمینان حاصل کنید که هزینه حمل و نقل کالای ارائه شده را دریافت می کنید. همچنین، در کنار درج اطلاعات مربوط به روش حمل و نقل، تاریخ تحویل پیش بینی شده را در نظر بگیرید.

چگونه رسید های آنلاین طراحی کنیم؟

امروزه با وجد افزونه های بی شمار وردپرس، جای نگرانی وجود ندارد. رسید ساز های آنلاین برای وردپرس وجود دارند که با استفاده از آن ها می توانید فاکتور یا رسید خود را در فروشگاه اینترنتی خود ارائه دهید.

افزونه رسید ساز آراما یکی از این رسید ساز های آنلاین است که به فروشگاه اینترنتی ووکامرس شما یک پیش فاکتوربا قابلیت چاپ اضافه می کند. همچنین این افزونه قابلیت ارسال پیش فاکتور به ایمیل و sms را هم ارائه می دهد که می تواند تجربه کاربری را بهبود بخشد.

افزونه رسید دیجیتال سپهر نیز یکی دیگر از رسید ساز های آنلاین مناسب ووکامرس است که امکان ثبت رسید با امضای دیجیتال پس از تحویل کالا را فراهم می کند.

جمع بندی

فاکتورها به عنوان یک سند منبع برای حسابداری تجارت آنلاین از طریق رسیدساز های آنلاین استفاده می شود.  یک فاکتور خوب فقط یک رسید فروش نیست، بلکه یک سند قانونی است که از تجارت شما در برابر خطا ها و خطرات محافظت می کند. رسید ساز های آنلاین می تواند به شما کمک کند تا روند ایجاد فاکتور خود را ساده کنید، جریان وجه نقد خود را بهبود ببخشید و حتی حسابداری را ساده کنید. فاکتورها برای ثبت تمام معاملات فروش یک تجارت با مشتریان خود مفید هستند و برای اهداف مختلفی استفاده می شوند، از جمله:

• برای درخواست پرداخت به موقع از مشتریان
• برای پیگیری فروش
• برای ردیابی موجودی کالا
• برای پیش بینی فروش آینده با استفاده از داده های تاریخی
• برای ثبت درآمد مشاغل برای پرونده های مالیاتی