آموزش ساخت ایمیل رایگان و سازمانی در 5 دقیقه

آیا می خواهید به صورت رایگان یک آدرس ایمیل سازمانی حرفه ای بسازید؟ یک آدرس ایمیل سازمانی، به جای حساب جی‌میل یا یاهو از نام دامنه شما استفاده می کند. ساخت ایمیل اختصاصی رایگان خیلی راحت است. در این مقاله با آموزش ساخت ایمیل کاری  به شما نشان خواهیم داد که چگونه در کمتر از 5 دقیقه به راحتی یک آدرس ایمیل تجاری رایگان ایجاد کنید. با ساخت ایمیل شرکتی رایگان به راحتی مشتریان میتوانند با شما ارتباط داشته باشند.

اکثر مبتدیان، از حساب های ایمیلی عمومی برای ایمیل کاری خود استفاده می کنند که شامل نام دامنه ی سازمان نیست و حرفه ای به نظر نمی‌رسد. مثل: john.smith2019@gmail.com یا jsmithfromstargardening@yahoo.com.

از آنجا که هر کسی می‌تواند این حساب های ایمیل عمومی را ایجاد کند، اعتماد کردن به این آدرس های ایمیل به عنوان حساب ایمیل کسب و کار های قانونی، برای مشتریان سخت می شود.

مزایای ساخت ایمیل کاری

شاید ایجاد یک آدرس ایمیل سازمانی در ابتدا سخت به نظر برسد اما ساخت آن در واقع فقط چند دقیقه طول می کشد، و مزایای زیادی به همراه دارد که مهمترین مزیت آن افزایش اعتماد مشتریان به شرکت شما است.

اما دلایل دیگری نیز وجود دارد که ثابت می‌کند شما به یک ایمیل تجاری نیاز دارید که مهم ترین آنها را در ادامه بیان می‌کنیم.

• نام تجاری

نام تجاری شما در ایمیل های ارسال شده به مشتریان منعکس می‌شود. ارسال ایمیل در وردپرس با افزونه و با نام تجاری خودتان، به شما امکان می دهد تا با هر ایمیلی که ارسال می کنید ، نام تجاری خود را رواج دهید که باعث می شود مشتریان، نام تجاری شما را زودتر به خاطر بسپارند، همچنین راحت تر می توانند شرکت و وبسایت شما را جستجو کنند.

• خدمات مشتریان

آدرس ایمیل مربوط به خدمات مشتریان، ایمیلی است که به محض راه اندازی وب سایت شما بسیار شناخته می شود، زیرا مردم به طور طبیعی سؤال یا مشکل دارند و برای کمک گرفتن به بخش خدمات مشتریان ایمیل می‌دهند. با داشتن یک ایمیل مثل customerservice@zhaket.com یا help@zhaket.com  می‌توانید این کار را بسیار ساده کنید و با داشتن ایمیل با نام دامنه مرتبط، به مشتریان اطمینان دهید که با شخصی معتبر در شرکت شما صحبت می کنند و به مشکلاتشان رسیدگی می‌شود.

• پاسخ حرفه ای

هنگامی که به سؤالات مشتریان پاسخ می دهید، باید ایمیلی شامل دامنه سازمانی داشته باشید که نشان دهد شما بخشی از یک سازمان واقعی هستید و خدمات قانونی ارائه می دهید. هنگامی که قادر به پاسخگویی با یک ایمیل حرفه ای باشید، تصور درستی را از کسب و کار خود به مشتریان ارسال می کنید.

• فروش

فرض کنید ایمیلی از James333@yahoo.com با مضمون کسب و کار و فروش، دریافت کنید. آیا می‌توانید به این آدرس ایمیل اعتماد کنید؟ این آدرس ایمیل در مورد محصول یا نام تجاری چیزی نشان نمی‌دهد، پس احتمال پاسخ گویی به آن بسیار کم است. ساخت اکانت جیمیل شخصی یکی از واجبات هر فردی است اما استفاده از ایمیل شخصی برای موارد کاری بسیار کار اشتباهی است.

یک آدرس ایمیل سازمانی نشان دهنده مسئولیت حرفه ای است که یک آدرس ایمیل معمولی این ویژگی را ندارد. هنگامی که یک دامنه اختصاصی سازمانی دارید، می توانید برای تیم فروش آدرس ایمیل های مجزا بسازید تا به آن ها کمک کنید روی سرنخ های فروش کار کنند و باعث رشد کسب و کارشما شوند.

امنیت

حساب ایمیل های سازمانی دارای گزینه های امنیتی اضافی هستند که می توانید با استفاده از cPanel آن ها را تنظیم کنید. این امر برای کسب وکارها حائز اهمیت است زیرا نقض اطلاعات می تواند در یک لحظه ترافیک وب شما را از بین ببرد.

کیفیت اسپم

هنگامی که با ایمیل شرکت خود شروع به ارسال پیام های ارتباطی می کنید، ایمیل شما شروع به علامت گذاری به عنوان هرزنامه یا اسپم می شود مخصوصا اگر آدرس ایمیل شما مشکوک بوده و مربوط به یک نام دامنه تأیید شده نباشد. مشتریان حتی ممکن است فقط به این دلیل که نام تجاری شما را نمی شناسد، ایمیلتان را به عنوان اسپم علامت گذاری کنند. برای جلوگیری از این اتفاق، فقط از یک نام دامنه سازمانی استفاده کنید که با وب سایت، پروفایل شبکه های اجتماعی، محصولات و فروشگاه شما مطابقت داشته باشد. یک آدرس ایمیل سازمانی به شما کمک می کند تا اعتماد مشتری را جلب کنید و خطر شناخته شدن به عنوان هرزنامه را کاهش می دهد.

در این زمینه افزونه SMTP Pro هم به شما کمک می کند که سایت وردپرسی خود را طوری تنظیم کنید تا از یک ارائه دهنده قابل اعتماد برای کاربران خود ایمیل ارسال کنید و از اسپم شدن ایمیل هایتان جلوگیری کنید.

ایجاد ایمیل سازمانی برای کارمندان شرکت

همه افراد در شرکت شما باید یک آدرس ایمیل حرفه ای داشته باشند که بتوانند از آن برای برقراری ارتباط و صحبت با مشتریان استفاده کنند. از این گذشته ، کارمندان، نماینده‌ی برند شما هستند و برای ارتباط با مشتریان باید از یک آدرس ایمیل حرفه ای استفاده کنند.

وقتی کار خود را شروع می کنید، بسته به تعداد کارمندانی که فکر می کنید خواهید داشت، ممکن است زیردامنه های مختلفی را انتخاب کنید. همچنین ممکن است نیاز به تنظیم زیر دامنه های اضافی داشته باشید تا بتوانید بخش های مختلف شرکت و آدرس های ایمیل آنها را ایجاد کنید.

موارد زیر چند سبک مختلف از ایمیل کارمندان هستند:

• john@businessname.com
• smith@businessname.com
• s@cs.businessname.com
• john@itgo.businessname.com
• john@mail-businessname.com

آموزش ساخت ایمیل سازمانی در cpanel

برای ساخت ایمیل کاری رایگان، باید یک نام دامنه و یک وب سایت داشته باشید. همچنین باید مطمئن شوید که هاست شما، قابلیت ساخت اکانت ایمیل را دارد.

برای بررسی این موضوع ابتدا وارد پنل هاست وبسایت خود شوید. برای ورود به سی پنل می توانید از آدرس yoursite.com:2082 استفاده کنید.

سپس بلوک statistics در سمت راست صفحه را چک کنید. اگر باکس Email Accounts را مشاهده کردید، یعنی هاست شما امکان ساختن ایمیل را در اختیار شما قرار داده است.

1. برای شروع به ساختن ایمیل سازمانی در سی پنل وارد بخش Email شده و به منوی Email Accounts بروید.
2. روی +creat کلیک کنید:
3. اگر چند دامنه دارید، دامنه مورد نظر خود را که می‌خواهید در آدرس ایمیل شما درج شود، از لیست کشویی در گوشه بالا صفحه انتخاب کنید و سپس نام کاربری ایمیل که درواقع همان پیشوند ایمیل درخواستی مورد نظرتان است را وارد کنید. اگر می‌خواهید ایمیل اینفو بسازید، در این قسمت بنویسید info.

رمز عبور را می‌توانید به صورت مستقیم تنظیم کنید (Set password now) یا یک آدرس ایمیل انتخاب کنید که سیستم یک ایمیل حاوی لینک تنظیم رمز عبور برای شما ارسال کند (Provide alternate email).

بخش Storage Space میزان فضای دیسکی را که هاست در اختیار این ایمیل قرار می‌دهد نشان می‌دهد که بهتر است آن را به حجم خاصی محدود کنید تا ایمیل شما  فضای زیادی از هاست را به اشغال خود در نیاورد.

هنگامی که همه موارد را تنظیم کردید روی CREAT+ کلیک کنید.

4. برای مدیریت و ارسال و دریافت ایمیل، باید به وب میل وارد شوید. برای این کار روی گزینه Check Email که درکنار حساب ایمیل مورد نظر قرار دارد، کلیک کنید
5. پس از آن، آیکون های اپلیکیشن های ایمیلی موجود را مشاهده می کنید
6. یکی از روش های دسترسی به ایمیل را انتخاب کنید.

رابط کاربری Horde به شکل زیر است:

و رابط کاربری Roundcube به شکل زیر می باشد:

حال شما به پنل مدیریت ایمیل خود وارد شده اید و می توانید بر اساس نیاز های خود، آن را شخصی سازی کنید.

علاوه بر روش ذکر شده می توانید با استفاده از یکی از لینک های زیر به طور مستقیم از طریق مرورگر، به وب میل cPanel دسترسی پیدا کنید:

https://yourdomain.com:2096

https://yourdomain.com/webmail

http://webmail.yourdomain.com

توجه: اگر از لینک http://webmail.yourdomain.com برای ورود به وب میل cPanel استفاده کنید، به احتمال زیاد هنگام دسترسی به سرویس گیرنده وب میل horde ، با رابط کاربری “broken” مواجه خواهید شد. این امر به این دلیل اتفاق می افتد که این لینک پروکسی از پورت 80 برای اتصال استفاده می کند، در حالی که پیکربندی پیش فرض cPanel برای مشتریان فوق الذکر پورت 81 را نشان می دهد. این عدم تطابق ممکن است منجر به خطای اتصال شود.

آموزش ساخت ایمیل کاری در DirectAdmin

اگر کنترل پنل هاست شما cPanel نیست و از دایرکت ادمین استفاده می کنید، برای ساختن ایمیل سازمانی، مراحل زیر را دنبال کنید.

1. وارد پنل دایرکت ادمین سایت خود شوید. لینک دسترسی به صفحه ورود معمولا http://your-domain-name.com:2222 یا http://your-ip-address:2222 است. با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور خود وارد شوید.
2. به قسمت Email Management رفته و روی E-Mail Accounts کلیک کنید.
3. بر روی Create mail account کلیک کنید.
4. نام کاربری برای ایمیل و رمز عبور دلخواه خود را وارد کنید، در فیلد بعدی دوباره رمز عبور را وارد کنید و سپس در قسمت Email Quota حجم فضای دیسکی را که میخواهید از هاست به ایمیل مورد نظرتان اختصاص دهید، تعیین کنید. Create را کلیک کنید.

به همین راحتی! امیدواریم با مقاله آموزش ساخت ایمیل سازمانی بتوانید به راحتی آدرس ایمیل سازمانی خود را به صورت رایگان ایجاد کنید و ایمیل مارکتینگ اصولی را برای کسب و کار خود شروع کنید.

سوالات متداول

در زیر برخی از متداول‌ ترین سؤالات کاربران ما در مورد آدرس‌های ایمیل تجاری و نحوه استفاده از آنها آورده شده است.

1. آیا می توان آدرس های ایمیل سفارشی بیشتری برای کسب و کار خود به صورت رایگان ایجاد کنم؟

بستگی به میزبان یا هاست شما دارد ولی اگر بخواهیم یک پاسخ کلی به شما بدهیم، بله، می‌توانید حساب‌های ایمیل بیشتری را به صورت رایگان ایجاد کنید.

2. آیا می توانم ایمیل کاری رایگان بدون دامنه ایجاد کنم؟

خیر، شما نمی توانید ساخت ایمیل تجاری رایگان را بدون دامنه ایجاد کنید. می‌توانید یک حساب ایمیل رایگان با جی‌میل google یا هات‌میل ایجاد کنید، اما از نام کسب‌وکار شما استفاده نمی‌کند، بنابراین مشتریان و سایر کسب‌وکارها آن را آدرس ایمیل کاری تلقی نمی‌کنند.

3. آیا می توانم از برنامه های ایمیل دسکتاپ و تلفن همراه با آدرس ایمیل مارک سفارشی خود استفاده کنم؟

بله، می‌توانید از آدرس ایمیل تجاری خود با هر برنامه ایمیل دسکتاپ یا تلفن همراه از جمله Microsoft Outlook، Thunderbird، Airmail و غیره استفاده کنید.

4. چند نمونه آدرس ایمیل تجاری که باید استفاده کنم چیست؟

بستگی به نیازهای تجاری شما دارد. مثلا:

شما می توانید یک ایمیل با برند سفارشی برای خود یا کارمندان فردی مانند: john@stargardening.com ایجاد کنید
می توانید ساخت ایمیل تجاری برای بخش هایی مانند فروش، پشتیبانی، منابع انسانی و غیره راه اندازی کنید sales@stargardening.com

5. آیا ساخت ایمیل تجاری بدون سایت هم ممکن است؟

بله، شما میتوانید. با این حال، شما همچنان باید هزینه میزبانی وب سایت را بپردازید زیرا سرویس ایمیل و نام دامنه را با بسته میزبانی خود دریافت می کنید. پس از ثبت نام، می توانید یک دامنه را انتخاب کنید و سپس فقط آدرس ایمیل خود را ایجاد کنید.

6. آیا می توانم بعد از ساخت ایمیل تجاری برای ارسال ایمیل های انبوه از وب سایت خود استفاده کنم؟

بله، ما همیشه توصیه می کنیم برای اطمینان از بهترین قابلیت تحویل ایمیل، پیام های ایمیل وب سایت خود را با استفاده از SMTP ارسال کنید. برای وب‌سایت‌های کوچکتر و فروشگاه‌های آنلاین، می‌توانید از سرورهای Gmail SMTP برای تقویت ایمیل‌های وب‌سایت خود استفاده کنید. با این حال، برای وب سایت های بزرگتر، از محدودیت های SMTP ارائه دهنده میزبانی ایمیل خود تجاوز خواهید کرد. در آن صورت، شما به یک سرویس SMTP شخص ثالث با آپتایم قابل اعتماد نیاز دارید. برای ویژگی‌های پیشرفته بازاریابی ایمیلی انبوه، توصیه می‌کنیم از یک سرویس بازاریابی ایمیلی مناسب همراه با آدرس ایمیل تجاری خود استفاده کنید تا بتوانید ویژگی‌هایی مانند پاسخ‌دهی خودکار، اتوماسیون بازاریابی و موارد دیگر را تنظیم کنید.

7. ساخت ایمیل کاری رایگان چقدر زمان میبرد؟

شما با مطالعه این مقاله می توانید در کمتر از 5 دقیقه ایمیل سازمانی خود را بسازید.

سخن پایانی

استفاده از آدرس ایمیلی که حاوی نام شرکت شما است، باعث می‌شود که شما مشروع‌تر به نظر برسید تا زمانی که بخواهید از یک آدرس ایمیل عمومی از یک ارائه‌دهنده خدمات ایمیل استفاده کنید. یک آدرس ایمیل تجاری سفارشی یک راه ساده و در عین حال موثر برای افزایش اعتبار و تبلیغ برند شما است.

امیدواریم این مقاله به شما کمک کند تا یاد بگیرید چگونه یک آدرس ایمیل تجاری رایگان ایجاد کنید

اگر با عدم ارسال ایمیل های وب سایت خود مواجه هستید، به راهنمای ما در مورد حل مشکل ارسال نشدن ایمیل نگاهی بیندازید.