شاخص کلیدی عملکرد (KPI) یا Key Performance Indicator چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می دهد یک شرکت چقدر به طور موثر اهداف کلیدی کسب و کار خود را تحقق می بخشد. سازمان ها برای ارزیابی موفقیت خود در دستیابی به اهداف از KPI در چندین سطح استفاده می کنند. KPI سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی کسب و کار متمرکز باشد، در حالی که KPI سطح پایین ممکن است بر فرآیند بخش هایی مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و سایر موارد تمرکز دارد.

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) شاخص های مهم برای پیشرفت به سمت یک نتیجه مطلوب هستند. KPI ها باعث ایجاد تمرکز برای بهبود استراتژیک می شوند و یک پایه تحلیلی برای تصمیم گیری ایجاد می کنند. مدیریت کسب و کار با استفاده از KPI شامل تعیین اهداف (سطح مطلوب عملکرد) و ردیابی پیشرفت در برابر آن هدف است. مدیریت کسب و کار با KPI اغلب به معنای تلاش برای بهبود شاخص های برجسته است که بعداً مزایای بسیاری را به همراه خواهد داشت. شاخص های عملکرد نشان می دهد که سازمان تا چه اندازه در دستیابی به نتایج در گذشته موفق بوده است.

اما انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد مناسب (KPI) برای اندازه گیری اثربخشی موارد بسیار مهم است. با این حال، اکثر صاحبان مشاغل از اهمیت انتخاب مناسب KPI اطلاع دارند، اما آن ها اغلب تفاوت بین انواع مختلف KPI را نمی دانند.

ما در این مقاله به شما خواهیم گفت که شاخص کلیدی عملکرد چیست، چه مزایایی دارد و چگونه می توان از آن در جهت موفقیت کسب و کار خود و افزایش بهره وری استفاده کرد.

شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) معیار اندازه گیری عملکردی است که معمولاً به جای عملکرد فردی با عملکرد سازمانی در ارتباط است. به طور خلاصه شاخص اصلی عملکرد در واقع یک اطلاعات واقعی ، آماری یا داده ای است که به شما می گوید آیا به یک هدف می رسید یا خیر.

KPI اغلب برای تعیین پیشرفت به سمت اهداف استراتژیک سازمان استفاده می شود. آن ها همچنین می توانند برای نظارت بر موفقیت یک استراتژی سازمانی استفاده شوند. KPI معیار اندازه گیری کمی است که سازمان برای سنجش عملکرد یک هدف در مدت زمان مشخص استفاده می کند. این معیار، قابل اندازه گیری و شمارش است به عنوان مثال درآمد یا رضایت مشتری. علاوه بر این، شما باید از شاخص های اصلی عملکرد برای اندازه گیری بهبود و پیشرفت خود نیز استفاده کنید. با اندازه گیری پیشرفت می توان دریافت که آیا شما به نقطه پایان، هدف یا استراتژی مورد نظر نزدیکتر هستید یا خیر.

KPI برای اندازه گیری عملکرد در سطح سازمانی یا تجاری استفاده می شود و همانطور که گفته شد معمولاً برای سنجش عملکرد یک فرد اعمال نمی شود. گاهی اوقات، ممکن است یک رابطه غیر مستقیم بین KPI و معیار تجاری وجود داشته باشد.

برای مثال، وقتی استراتژی بازاریابی خود را تعیین می کنید، معیارهایی را تعیین می کنید که می خواهید به آن ها برسید. ممکن است هدف شما افزایش بازدید سایت یا افزایش نرخ تبدیل باشد یا ممکن است هدف شما افزایش لیست ایمیل شما باشد. هر بخشی از فرآیند شما می تواند از این استراتژی استفاده کند.

شاخص های کلیدی عملکردی که به دنبال آن هستید قابل اندازه گیری خواهند بود. هر مجموعه داده به طور پیش فرض کمی تعیین نمی شود، به این معنی که برخی از KPI های شما همیشه به عنوان یک مقدار عددی واقعی شروع نمی شوند. اما هنوز باید راهی برای تعیین رشد یا رسیدن به یک هدف وجود داشته باشد. KPI ها باید به طور منظم اندازه گیری شوند.

OKR در مقابل KPI

دو کلمه ی کلیدی (OKR) و KPI اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند زیرا هر دو اصطلاح مربوط به ردیابی و اندازه گیری اهداف یک سازمان می شوند. با این حال این دو تفاوت هایی را نیز دارند. به زبان ساده، KPI  ها نشان می دهند که آیا کسب و کار شما به اهداف خود رسیده است و یا خیر. از طرف دیگر، OKR  ها اهداف گسترده ای برای کسب و کار شما هستند که نشان دهنده و چشم انداز کسب و کار شما را در آینده نشان می دهند.دبه عنوان مثال، بیایید بگوییم یک شرکت فناوری این هدف را دارد که یکی از 10 شرکت برتر در صنعت خود در سال 2021 باشد. نتایج اصلی آن ها می تواند:

• دستیابی به 1000 مشتری جدید
• عضویت سالانه را 30٪ افزایش دهید.

OKR نیازمند داشتن دید وسیع تری است و از یک جدول زمانی انعطاف پذیرتر برخوردار است. در حالی که KPI ها برای مقیاس گذاری ایده آل هستند، OKR  ها برای رشد چشمگیر طراحی شده اند. آن ها بلندپروازتر هستند و تیم ها را به سمت افزایش توانایی هایشان سوق می دهند. همچنین توجه به این نکته مهم است که اگرچه KPI می تواند نتایج اصلی در OKR شما باشد، اما عکس این امر به طور کلی صادق نیست

گزارش KPI چیست؟

گزارش KPI تصویری است که برای ردیابی معیارهای شما و ارزیابی عملکرد تیم شما در برابر اهداف استفاده می شود و به صورت روزانه اطلاعاتی در اختیار شما قرار می دهد که ممکن است مربوط به KPI شما باشد یا نباشد. داشتن یک ابزار گزارشگری چند کار انجام می دهد، از جمله:

• به شما امکان می دهد تأثیرگذارترین معیارهای خود را ردیابی کنید و داده های بی ربط را فیلتر کنید.
• دسترسی آسان به داده ها
• ارائه یک گزارش کلی از عملکرد تیم خود
• هماهنگ کردن همه افراد بر روی اهداف

قبل از اینکه بتوانید KPI های خود را اندازه بگیرید، باید تعیین کنید که کدام معیارها را ردیابی کنید. این تا حد زیادی به اهداف و تیم شما بستگی خواهد داشت. اهداف خود را تعیین کنید. آن ها معمولاً بر اساس ترکیبی از عوامل، از جمله عملکرد تاریخی و استانداردهای صنعت ساخته می شوند.

همچنین برای تهیه گزارش باید پاسخ دهید که چه کسی، چه زمانی و چرا. چه کسی مسئول این KPI است؟ فردی را در تیم خود مشخص کنید که این KPI را مدیریت می کند، بنابراین می تواند هنگام رسیدگی به موانع موجود که ممکن است عملکرد را تحت تأثیر قرار دهد ، هدف اصلی باشد. آنها همچنین مسئول گزارش پیشرفت هستند.

در مورد اینکه “چه زمانی”  به این اهداف می رسید باید جدول زمانی در نظر بگیرید. بسیاری از مشاغل آن ها را بصورت ماهانه تنظیم می کنند اما بسته به تیم شما جدول زمانی شما کوتاهتر یا طولانی تر می شود. در آخر: چرا. این مهم ترین نکته ای است که باید هنگام اندازه گیری KPI به خاطر داشته باشید. مشخص کردن اهداف شما می تواند به انگیزه تیم شما کمک کند و می توانید اطمینان حاصل کنید که همه در مسیری که می روید همسو هستند.

چرا KPI ها مهم هستند؟

دلایل زیادی وجود دارد که KPI ها برای هر سازمانی حیاتی هستند، اما 4 مورد از آن ها برجسته تر است:

• KPI روحیه کارمندان را تقویت می کند.
• KPI اهداف تجاری را پشتیبانی و تحت تأثیر قرار می دهد.
• KPI رشد شخصی را تقویت می کند.
• KPI برای مدیریت عملکرد بسیار مهم است.

استفاده از KPI برای تقویت روحیه کارکنان

با رشد یک شرکت، گاهی اوقات ممکن است احساس فاصله فزاینده ای بین دستاوردهای سازمان و تلاش های فرد نسبت به آن ها وجود داشته باشد. وقتی افراد نسبت به KPI احساس مسئولیت می کنند، احتمالاً خود را تحت فشار قرار می دهند و تلاش بیشتری می کنند تا به یک KPI خوب و مناسب برسند.

KPI برای اهداف تجاری مهم است زیرا آن ها را در اولویت تصمیم گیری قرار می دهد بنابراین بسیار مهم است که اهداف تجاری در سراسر سازمان به خوبی برقرار شود، وقتی مردم KPI خود را می دانند و مسئولیت آن را بر عهده دارند اهداف اصلی کسب و کار سرلوحه کار شما قرار می گیرد. با KPI ها، تیم ها می توانند دقیقاً نحوه عملکرد خود را در هر لحظه ببینند. دیگر لازم نیست برای ترسیم نتایج، منتظر پایان پروژه بمانند.

KPI مدیریت عملکرد را ساده می کند و به همه اجازه می دهد تا نه تمامی موارد و نتایج را از نزدیک مشاهده کنند. این شفافیت اطمینان می دهد که همه در یک جهت کار می کنند، خطوط ارتباطی را ساده می کند.

SMART KPI چیست؟

SMART KPI روشی برای تعیین شاخص های اصلی عملکرد شما است که حدود 40 سال وجود داشته است. کلمه SMART مخفف  Specific، Measurable، Attainable، Realistic، Timely  است. در واقع یکی از راه های ارزیابی ارتباط شاخص عملکرد، استفاده از معیارهای SMART است. به عبارت دیگر شما باید تعیین کنید که:

آیا هدف شما خاص است؟

آیا می توانید پیشرفت خود در جهت رسیدن به آن هدف را اندازه گیری کنید؟

آیا واقعاً هدف قابل دستیابی است؟

چقدر هدف برای سازمان شما مرتبط است؟

چارچوب زمانی برای دستیابی به این هدف چه می باشد؟

علاوه بر این موارد و سوالات ذکر شده خصوصیاتی را که یک شاخص برای داشتن KPI باید داشته باشد عبارتند از:

• خاص: KPI موردنظر شما باید به اندازه کافی مشخص باشد تا اطلاعات جمع آوری شده با آن مرتبط باشد و اطلاعاتی را ارائه دهد که می توانید براساس آن عمل کنید. هرچه شاخص گسترده تر باشد، تأیید دلیل موفقیت یا شکست در آن زمینه دشوارتر است.
• قابل اندازه گیری: بهترین KPI عددی است و به روش کمی قابل اندازه گیری باشد. می توانید درصدی را تعیین کنید یا مقداری قرار دهید که به راحتی عملکردی را نشان دهد که بتوانید آن را در برابر اعداد گذشته و پیش بینی شده قرار دهید و مقایسه کنید.
• قابل دستیابی: شما باید مطمئن شوید که KPI های خود را طوری تنظیم کرده اید که قابلیت دستیابی داشته باشند نه خیلی پیچیده و نه خیلی ساده و راحت!
• واقع بین: KPI های شما باید اندازه گیری واقع بینانه ای برای شرکت شما و آنچه می خواهید در کوتاه مدت بدست آورید باشد. شما می توانید با دستیابی به اهداف، آن ها را حرکت دهید اما این مکان برای چشم انداز بلند مدت شما نیست.
• به موقع: شما باید برنامه زمان خود را با KPI تعیین کنید. به عنوان مثال، KPI کارمند ممکن است طبق یک برنامه سالانه تنظیم شود. سایر شاخص ها ممکن است نیاز به بازبینی هفتگی یا ماهانه داشته باشند.

KPI با کیفیت اغلب به کیفیت خدمات یا محصولات مربوط می شود. این شاخص های عملکردی ارتباط مستقیمی با سود و هزینه دارند. دانستن چگونگی طبقه بندی KPI ها می تواند به شما کمک کند تا ردیابی معیارهای خاص را گسترش دهید و نگاه عمیق تر و دقیق تری به کسب و کار و عملکرد آن داشته باشید.

انواع KPI چیست؟

حال که با مفهوم شاخص کلیدی عملکرد آشنا شدیم می خواهیم به بررسی انواع آن بپردازیم. در ادامه 10 نوع از معروف ترین KPI ها را بررسی خواهیم کرد:

• شاخص های کمی: شاخص های کمی قاطع ترین شاخص KPI ها هستند. به طور خلاصه، آن ها فقط با یک عدد اندازه گیری می شوند. دو نوع شاخص کمی وجود دارد – پیوسته و گسسته. شاخص های کمی پیوسته می توانند هر مقداری (از جمله اعشار) را در یک دامنه بگیرند. نمونه هایی از اندازه گیری های کمی می تواند شامل اندازه گیری زمان، دلار و سنت و وزن باشد.
• شاخص های کیفی: شاخص های کیفی با اعداد اندازه گیری نمی شوند. به طور معمول، KPI  کیفی مشخصه یک فرایند یا تصمیم تجاری است. نمونه هایی از KPI های کیفی شامل نظرات، خصوصیات و صفات است. یک شاخص کیفی رایج که سازمان ها مرتباً از آن استفاده می کنند، بررسی رضایت کارکنان است. در حالی که برخی از داده های نظرسنجی کمی در نظر گرفته می شوند، اقدامات انجام شده براساس نظر یک شخص است. کیفیت بیشتر بر “چرا” متمرکز می شود در مقابل “چگونه”.
• شاخص های پیشرو: از شاخص های پیشرو برای پیش بینی نتیجه تغییر در یک فرآیند و تأیید روندهای طولانی مدت در داده ها استفاده می شود. 3M Corp ، یک شرکت استخراج، در یک نظرسنجی از چندین شرکت در مورد معیارهایی که آن ها به عنوان شاخص های اصلی استفاده می کنند، این پاسخ ها را ارائه می دهد:
• تعداد ثبت اختراع جدید
• تعداد نوآوری های جدید
• درک خدمات مشتری

اینها نمونه های عالی شاخص های برجسته هستند. اگرچه به خودی خود شاخص های مستقلی برای موفقیت نیستند، اما نشانگر موفقیت در سایر معیارها هستند و به عنوان شاخص عالی موفقیت در ابتکارات خود عمل می کنند.

• شاخص های تاخیر: از شاخص های تأخیر برای اندازه گیری نتایج در پایان یک دوره زمانی استفاده می شود تا موفقیت یا شکست یک کار را بررسی کند. اغلب، آن ها برای سنجش عملکرد تاریخی استفاده می شوند. برخی از نمونه های شاخص های عقب مانده شامل کل زمان تماس های انجام با مشتری است. شاخص های عقب مانده به مشاغل توانایی ارزیابی اثربخشی تصمیمات تجاری خود و تعیین اینکه آیا تصمیمات تجاری آن ها نتیجه مطلوب را فراهم می کند، یا خیر را می دهند.
• شاخص های ورودی: از شاخص های ورودی برای اندازه گیری منابع در طی یک فرآیند تجاری استفاده می شود. برخی از نمونه های شاخص های ورودی شامل زمان، کارکنان، پول نقد در دسترس، یا تجهیزات است. شاخص های ورودی برای ردیابی بهره وری منابع در پروژه های بزرگ بسیار ضروری هستند اما در پروژه های با هر اندازه کوچک نیز مفید هستند.
• شاخص های خروجی: شاخص های خروجی موفقیت یا شکست یک فرآیند یا فعالیت تجاری را اندازه گیری می کنند. شاخص های خروجی یکی از پر استفاده ترین انواع KPI است. نمونه هایی از KPI های خروجی عبارتند از درآمد، سود یا مشتریان جدیدی که کسب کرده اند.
• شاخص های عملی: شاخص های عملی فرایندهای موجود شرکت را در نظر می گیرند و تأثیرات این فرایندها را بر روی شرکت بررسی می کنند. به همین دلیل، بسیاری از شاخص های عملی ممکن است منحصر به شرکت یا فرآیندهای کاری شما باشد.
• شاخص های جهت دار: شاخص های جهت دار روندهای خاص در یک شرکت را ارزیابی می کنند. معیارها به کجا منتقل می شوند؟ آیا آنها در حال بهبود، کاهش یا حفظ خود هستند؟ نمونه ای از معیار جهت دار که توسط بسیاری از ارائه دهندگان خدمات استفاده می شود Time on Site است. این معیار برای اندازه گیری زمانی است که تکنسین ها برای رفع مشکلات و عیب یابی در محل صرف می کنند. در حالت ایده آل، اکثر شرکت ها دوست دارند میانگین زمان خود را در سایت کاهش دهند، زیرا این نشان دهنده خدمات سریع تر و موثرتر است. برای ارزیابی موقعیت شرکت شما در صنعت نسبت به رقبا می توان از شاخص های جهت دار گسترده استفاده کرد.
• شاخص های قابل اجرا: شاخص های عملی تعهد و تأثیر شرکت را در اجرای تغییرات تجاری اندازه گیری و منعکس می کنند. این تغییرات می تواند در فرآیندهای تجاری یک شرکت یا اقدامات سیاسی باشد. این معیارها برای تعیین میزان توانایی یک شرکت در اعمال تغییرات دلخواه خود در بازه های زمانی مشخص استفاده می شوند.
• شاخص های مالی: شاخص های مالی اندازه گیری ثبات اقتصادی رشد و دوام اقتصادی است. برخی از متداول ترین KPI های مالی شامل حاشیه سود ناخالص، سود خالص، سنوات حساب های دریافتنی و نسبت دارایی ها هستند. شاخص های مالی بینشی مستقیم نسبت به مسائل مالی یک شرکت دارند اما باید با سایر انواع KPI ذکر شده در این مقاله جفت شوند تا تصویر کاملی از کل روند ارائه شود.

نحوه تعیین KPI ها : چگونه باید برای کسب و کار خود KPI مناسب را تعیین کرد؟

تعیین شاخص کلیدی عملکرد گام بسیار مهم در روند کار شما است و از این طریق می توانید نتایج قابل اعتماد تری را بدست آورید. در ادامه ما به شما روش ها و راهکارهایی را پیشنهاد می دهیم تا راحت تر KPI مناسب کسب و کار خود را ایجاد کنید.

KPI را که مستقیماً با اهداف شغلی شما مرتبط است انتخاب کنید.

KPI نقاط داده ای است که برای سنجش عملکرد شرکت شما نسبت به یک هدف استفاده می شود. KPI  می تواند با هدف شما در افزایش فروش، بهبود بازگشت سرمایه از تلاش های بازاریابی یا بهبود خدمات مشتری مرتبط باشد. ابتدا برای تعیین آن با خود فکر کنید که:

اهداف شرکت شما چیست؟

آیا زمینه های عمده ای برای بهبود یا بهینه سازی مشخص کرده اید؟

بزرگترین اولویت های تیم مدیریتی شما چیست؟

پاسخ به این سوالات شما را یک قدم به شناسایی KPI مناسب برای برندتان نزدیک می کند.

به جای تعداد زیادی از داده ها، روی چند معیار اصلی تمرکز کنید.

همانطور که شروع به شناسایی KPI برای کسب و کار خود می کنید، متوجه خواهید شد که کدامیک ارزش بیشتری برای کسب و کار شما دارد. به جای انتخاب ده ها معیار برای اندازه گیری عملکرد خود، باید فقط روی چند مورد اصلی تمرکز کنید. اگر KPI های زیادی را در نظر بگیرید، ممکن است غرق در داده ها شده و تمرکز خود را از دست دهید.

همانطور که می توانید تصور کنید، هر صنعت و مدل تجاری متفاوت است، بنابراین تعیین دقیق تعداد برای KPI های شما دشوار است. با این حال، یک عدد خوب می تواند حدود دو تا چهار KPI برای هر هدف باشد. کافی است که درک درستی از مکان خود داشته باشید اما تعداد زیادی KPI هیچ اولویتی ندارند.

شاخص های عملکرد تاخیری و پیشرو را شناسایی کنید.

تفاوت بین شاخص های عقب مانده و پیشرو اساساً دانستن نحوه عملکرد شما است، در مقابل نحوه عملکرد شما. شاخص های پیشرو لزوما از شاخص های عقب مانده بهتر نیستند، یا بالعکس. شما فقط باید از تفاوت این دو آگاه باشید. شاخص های تأخیری میزان خروجی چیزی را که قبلاً اتفاق افتاده اندازه گیری می کنند. فروش کل ماه گذشته یا تعداد مشتریان جدید یا ساعات ارائه خدمات حرفه ای، نمونه هایی از شاخص های عقب مانده است. این نوع معیارها صرفاً برای اندازه گیری نتایج مناسب هستند، زیرا فقط بر خروجی ها متمرکز هستند.

از طرف دیگر، شاخص های پیشرو احتمال دستیابی شما به یک هدف را در آینده اندازه گیری می کنند. اینها به عنوان پیش بینی کننده های آینده عمل می کنند. نرخ تبدیل، فرصت فروش و فعالیت فروش مجدد فقط چند نمونه از شاخص های برجسته است. به طور سنتی اکثر سازمان ها فقط بر شاخص های عقب مانده تمرکز کرده اند. یکی از دلایل اصلی این مسئله این است که اندازه گیری آن ها آسان است. به عنوان مثال، تهیه گزارشی از تعداد مشتریانی که در سه ماهه گذشته خریداری شده اند بسیار آسان است.

اما اندازه گیری آنچه در گذشته اتفاق افتاده است فقط می تواند مفید باشد. شما می توانید شاخص های برجسته ای را به عنوان محرک های تجاری در نظر بگیرید، این کار به شما کمک می کند تشخیص دهید که آیا در مسیر رسیدن به اهداف خود هستید یا نه. اگر بتوانید مشخص کنید که کدام شاخص های برجسته بر عملکرد آینده شما تأثیر می گذارد، برای کسب و کار خود موفقیت حتمی خواهید داشت.

نحوه نوشتن و توسعه KPI ها

هنگام نوشتن یا توسعه KPI ، باید در نظر بگیرید که KPI چگونه با یک نتیجه یا هدف خاص تجاری شما ارتباط برقرار می کند.KPI ها باید متناسب با شرایط کسب و کار شما تنظیم شوند و باید برای دستیابی به اهداف خود تولید شوند. هنگام نوشتن KPI این مراحل را دنبال کنید:

برای KPI خود هدف مشخصی بنویسید.

نوشتن یک هدف واضح برای KPI یکی از مهم ترین مراحل در توسعه  KPI است. KPI  باید با یک هدف اصلی کسب و کار مرتبط باشد. نه فقط یک هدف تجاری، یا چیزی که ممکن است شخصی در سازمان شما فکر کند مهم است. این هدف باید باعث یک موفقیت اساسی در سازمان باشد. در غیر این صورت شما هدفی را انتخاب کرده اید که نمی تواند نتیجه مناسبی را برای شما ایجاد کند.

در بهترین حالت، شما در حال رسیدن به هدفی هستید که هیچ تأثیری برای سازمان شما نداشته باشد. در بدترین حالت، این امر منجر به اتلاف وقت، پول و سایر منابع کسب و کار شما می شود. اقدام اصلی این است KPI ها باید سازگار با یک هدف باشند. آن ها باید چیزی استراتژیک در مورد آنچه سازمان شما سعی در انجام آن دارد باشند. بدون نوشتن هدف مشخص، همه این موارد از بین می رود.

KPI خود را با سهامداران به اشتراک بگذارید.

اگر به درستی با KPI شما ارتباط برقرار نشود فایده ای ندارد. کارمندان شما نمی توانند اهداف شما را دنبال کنند زیرا آن ها اطلاعی از این اعداف ندارند. به اشتراک نگذاشتن KPI شما باعث از بین رفتن انگیزه و ناامید شدن کارمندان و سایر ذینفعانی است که قادر به دیدن مرحله ای نیستند که سازمان شما در آن قدم می گذارد. اما به اشتراک گذاشتن KPI با ذینفعان یک کار بسیار مناسب است (اگرچه حتی این کاری است که بسیاری از سازمانها قادر به انجام آن نیستند). باید بلافاصله با شاخص کلیدی عملکرد شما ارتباط برقرار شود.

KPI را به صورت هفتگی یا ماهانه مرور کنید.

بررسی منظم KPI برای حفظ و توسعه آن ها ضروری است. بدیهی است که ارزیابی پیشرفت شما در برابر KPI مهم است. اما پیگیری پیشرفت شما به همان اندازه ضروری است بنابراین می توانید ارزیابی کنید که در وهله اول چقدر در توسعه KPI موفق هستید. این را به خاطر داشته باشید همه KPI ها موفق نیستند. بعضی از آن ها اهدافی غیرقابل تحقق دارند و برخی از آن ها نمی توانند هدف اصلی خود را، ارزیابی کنند. فقط با چک کردن منظم می توانید تصمیم بگیرید که آیا زمان تغییر KPI شما فرا رسیده است و یا خیر.

اطمینان حاصل کنید که KPI قابل اجرا است.

برای عملی ساختن KPI های شما یک فرآیند پنج مرحله ای پیشرو است:

• اهداف تجاری را مرور کنید.
• عملکرد فعلی خود را تحلیل کنید.
• اهداف کوتاه و بلند مدت KPI را تنظیم کنید.
• اهداف را با تیم خود مرور کنید.
• پیشرفت را مرور کرده و دوباره تنظیم کنید.

بیشتر این موارد را قبلاً مرور کرده ایم، اما ارزش دارد که بر نیاز به توسعه اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تأکید کنیم. پس از تعیین هدفی با جدول زمانی آینده (بگویید در سه ماهه بعدی یا سال مالی خود)، می توانید به عقب کار کرده و نقاط عطفی را که باید در مسیر رسیدن به آن هدف قرار دهید، شناسایی کنید. همچنین اطمینان حاصل کنید که اهداف KPI خود را شکسته اید تا اهداف کوتاه مدت تعیین کنید.

KPI خود را متناسب با نیازهای متغیر کسب و کار توسعه دهید.

KPI هایی که هرگز به روز نمی شوند می توانند به سرعت منسوخ شوند. اگر KPI های خود را به روز نکنید، تیم شما به دنبال کردن اهدافی ادامه می دهد که لزوماً موفقیتی را برای شما به دست نمی آورند. شما ممکن است بر اساس نتایج خود فکر کنید که همچنان در سطح بالایی عمل می کنید. مرور KPI های خود به صورت ماهانه (یا در حالت ایده آل ، هفتگی) به شما امکان می دهد تا در صورت نیاز تغییراتی را ایجاد کرده و یا مسیر را کاملا تغییر دهید. حتی ممکن است راه های جدید و احتمالاً کارآمدتری برای رسیدن به همان مقصد پیدا کنید.

بررسی کنید KPI قابل دستیابی است.

تعیین اهداف قابل دستیابی برای تیم شما ضروری است. هدفی که بیش از حد رویایی و یا غیر قابل دستیابی باشد حتی اگر تیم شما قبل از شروع کار منصرف شود، خطرناک است. یک هدف قابل دستیابی را تعیین کنید و بر اساس آن پیش بروید. همچنین برای بررسی قابل دستیابی بودن KPI تجزیه و تحلیل عملکرد فعلی شما ضروری است. عملکرد فعلی شما همچنین شروع خوبی برای تصمیم گیری در مورد مواردی است که باید در آن ها تجدید نظر کنید. شروع به ریشه یابی اطلاعاتی که قبلاً جمع آوری کرده اید، کنید تا مبنایی برای آنچه در گذشته به دست آورده اید تنظیم کنید.ابزارهایی مانند Google Analytics برای این کار عالی هستند، اما ابزارهای سنتی حسابداری که درآمد و سود ناخالص را ردیابی می کنند نیز بیشتر هستند.

جمع بندی: استفاده از KPI به عنوان بخشی از چارچوب های مدیریت عملکرد

متداول ترین عناصر برای بیشتر چارچوب های مدیریت عملکرد تعیین اهداف، اندازه گیری عملکرد و مدیریت کلیه فعالیت های مرتبط است. چارلز گودارت در سال 1975 اقتصاددانی بود که از تحقیقات وی برای کمک به انتقاد از فرآیندهای تصمیم گیری دولت بخصوص در مورد سیاست های پولی استفاده شد. این مفهوم سپس توسط مرلین استراترن جریان اصلی یافت، او معتقد بود “وقتی معیاری به هدف تبدیل شود، دیگر معیار اندازه گیری خوبی نخواهد بود.” شاخص عملکرد کلیدی و یا KPI فقط یکی از انواع روش های اندازه گیری عملکرد است. چارچوب های مدیریت عملکرد بسیاری وجود دارد که مشابه و در عین حال متفاوت هستند. هر یک از این چارچوب ها عناصری را به نمایش می گذارند که می توانند با یکدیگر ادغام شده و در نهایت به موفقیت کسب و کار کمک کند.