اصول نگارش صحیح در ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس

با رشد سریع  تکنولوژی و فناوری اطلاعات، هر روز روشی نو برای ارتباط با کاربران و مشتریان پدید می‌آید. چه به صورت یک فریلنسر کار می‌کنید و چه کارمند شرکتی بزرگ هستید، در هر کار و شغلی که استخدام شده‌اید و هر جای این جهان که باشید، ایمیل رسمی‌ترین بخش جدایی‌ناپذیر از ارتباطات در زندگی شخصی و کاری شما است. تحقیقات در سال گذشته نشان می‌دهد که 46 درصد از کارمندان و گیرندگان ایمیل در نوع تعامل و پاسخگویی به آن دچار سردرگمی و اضطراب می‌شوند.
ساده‌ترین وظیفه یک ایمیل، انتقال پیام است. اما با چه کیفیت و هدفی؟ ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس اثرگذارترین روش ارسال پیام‌های رسمی برای کسب و کار و ارتباطات حرفه‌ای است. بنابراین توجه به نوع نگارش، لحن، انتخاب کلمات و ترتیب موضوعات برای اثرگذاری هرچه بیشتر ایمیل‌ها امری ضروری است.

ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس

گاهی‌اوقات نحوه درخواست از یک شرکت یا پاسخگویی به یک پیشنهاد همکاری می‌تواند زندگی شخصی و کاری شما را متاثر کند. پس دست کم گرفتن و عدم آگاهی در مورد نگارش و مدیریت ایمیل‌ها ممکن است فرد را از بسیاری از موقعیت‌های پیش‌رو محروم کند.
نحوه نوشتن، روش ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس و مدیریت ایمیل‌های ارسالی مطلبی است که مایلیم امروز در بلاگ ژاکت با شما در میان بگذاریم.

1- موضوع و عنوان ایمیل را درست انتخاب کنید.

دانستن این امر که بیشترین توجه مخاطب به عنوان ایمیل ارسالی جلب می‌شود، حائز اهمیت است. بیشتر ایمیل‌ها در همین مرحله از چرخه مطالعه حذف می‌شوند.
فرض کنید می‌خواهید برای یک مقاله در روزنامه تیتر انتخاب کنید. تیتر دو کارکرد مهم دارد:

1. چکیده و خلاصه‌ای از متن است.
2. ایجاد کنجکاوی یا هیجان برای تصمیم‌گیری مخاطب به خواندن یا نخواندن متن

برای این کار باید در قالب کمترین کلمات ممکن، بیشترین مفهوم و انگیزه را برای باز شدن ایمیل ایجاد کنید. پس از انتخاب عبارت‌های ساده مثل: فروش ویژه، تخفیف پاییزی، اطلاعات محصول و…پرهیز کنید. عنوان انتخابی شما نباید به ایمیل‌های اسپم شبیه باشد.

2- خودمانی نشوید.

شروع‌ و پایان‌ مهم است. برای ایمیل‌های رسمی از عبارت‌های اداری و محترمانه استفاده کنید. یک سلام ساده برای نوشتن نامه به یک شرکت جهت فروش خدمات، شروع مناسبی نیست. مسلما احوال‌پرسی دوستانه هم نمی‌تواند درخور چنین ایمیلی باشد!
همواره رعایت احترام و فاصله رتبه‌‌ها و شخصیت‌ها، شما را در ارتباط با کیفیت‌تری با افراد مرتبط قرار می‌دهد. بعضی ایمیل‌ها سرنوشت‌ساز هستند، بنابراین به نسبت نوع مخاطبتان از جملات مناسب استفاده کنید.

3- متن و محتوا را روشن و کوتاه بنویسید.

از حاشیه‌سازی پرهیز کنید. همه افراد با کمبود وقت مواجه هستند، بنابراین خواندن متن‌های بلند و تکراری برای همه دشوار است. پس تا جای ممکن برای ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس کوتاه‌نویسی را سرلوحه کار خود قرار دهید و مفهوم خود را بدون پیچیدگی‌های زیاد کلامی به ساده‌ترین جملات بیان کنید. این کار باعث فهم سریع و بدون سوتفاهم می‌گردد. احتمال پاسخ گرفتن از ایمیل‌های کوتاه و واضح بیشتر است.

4- لحن مناسب را انتخاب کنید.

لحن نوشتار شما برای زمانی‌که درخواست اضافه حقوق دارید با هنگامی که برای یک مشتری بدهکار می‌نویسید یا نامه‌ای برای عذر خواهی از یک مشتری می‌فرستید ، به طور منطقی نمی‌تواند یکسان باشد. به این دقت کنید که جملات باید چه احساسی را در شخص مخاطب ایجاد کند. ارسال ایمیل‌های خودخواهانه، مظلومانه و از سر ناامیدی کمکی به شما نمی‌کند.

5-ترتیب را رعایت کنید.

با یک مقدمه کوتاه و یادآوری موضوع یا ایمیل قبلی شروع کنید. در پاراگراف دوم و سوم  مطلب اصلی ایمیل، دلایل و آمارها را مطرح کنید و در بخش آخر خواسته ها، تعهدات یا هشدارها را بیان  نمایید.

۶- معرفی خود و اطلاعات تماس

هویت و جایگاه و نوع ارتباط شما باید برای مخاطب روشن باشد. پس برای تداوم ارتباط باید راه‌های ارتباطی را به مخاطب یادآوری کنید. ممکن است بررسی درخواست شما نیاز به انواع دیگر ارتباط مانند تلفن یا دیدار رسمی داشته باشد، پس فقط به آدرس پست الکترونیک خود بسنده نکنید.

7- ایمیل را بازخوانی و ویرایش کنید

اشتباهات املایی، استفاده اشتباه از افعال، جملات نامفهوم، نبود علایم نگارشی و… از کیفیت ارتباط می‌کاهند. ویرایش و دوباره‌خوانی متن، بسیاری از این مشکل‌ها را حل می‌کند. عنوان، محتوای اصلی و پیوست‌های نامه را بررسی کنید. چون ایمیل‌ها قابلیت ویرایش بعد از ارسال ندارند، بنابراین دقت کنید چیزی را از قلم نیندازید.

اکنون که با اصول مهم نگارش ایمیل آشنا شدید، می‌خواهیم به یک افزونه در ژاکت اشاره کنیم که کار شما را برای مدیریت ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس آسان می‌سازد.

پیشنهاد ژاکت قالب ایمیل واکنشگرا ووکامرس وسپرو | vespro

از ویژگی‌های این افزونه به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:

• 20 قالب ایمیل ریسپانسیو آماده با طرح‌های متفاوت
• قالب‌های ایمیل psd که کاملا برداری طراحی شده‌اند
• ایکون‌هایی که به صورت smart object در دسترس شما قرار می‌گیرند و به راحتی در نرم‌افزارهایی مانند ایلستریتور قابل تغییر هستند
• فونت Open Sans که از Google fonts به راحتی قابل دانلود است

پیشنهاد ژاکت

هماهنگ‌ ساز وردپرس و میلرلایت

برای مدیریت ارسال و دریافت ایمیل‌های مشتریان این افزونه ایرانی می‌تواند بسیار کارساز باشد. این افزونه دارای ویژگی‌هایی است که به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• هرگاه کاربری در وبسایت شما عضو شود، بلافاصله پس از عضویت ایمیل آن کاربر به لیست‌های ایمیلی که شما از تنظیمات سایت تعیین کرده‌اید، اضافه خواهد شد و از آن پس امکان ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس برای او فعال می‌شود.
  توجه داشته باشید که در هنگام عضویت تنها ایمیل کاربر با میلرلایت همگام‌سازی می‌شود و سایر اطلاعات کاربر از قبیل نام و نام خانوادگی و … به میلرلایت اضافه نخواهد شد.
• همچنین می‌توانید تعیین کنید که کاربری پس از عضویت در سایت، از کدام گروه‌های میلرلایت حذف گردد. این ویژگی زمانی مناسب است که گروهی از ایمیل‌ها را دارید اما هنوز عضو سایت شما نشده‌اند. با استفاده از این ویژگی می‌توانید هر کاربری که عضو سایت شد را از آن گروه حذف کرده و ایمیل‌های بعدی را هوشمندانه‌تر و بدون مزاحمت برای کاربران خود ارسال کنید.
• با استفاده از افزونه هماهنگ ساز وردپرس و میلرلایت می‌توانید ایمیل کاربران سایت خود را هنگام رویدادهای مختلف به گروه های دلخواه خود در وبسایت میلرلایت اضافه یا حذف کنید.
• این افزونه با ووکامرس هماهنگ است. بنابراین قادر خواهید بود که ایمیل تمام خریداران خود را به روش های متنوع در لیست‌های مختلف قرار دهید.
• این افزونه همچنین با افزونه گرویتی فرم هماهنگ است. با استفاده از این ویژگی قادر هستید اطلاعات هر فردی که یکی از فرم‌های ساخته شده با افزونه گرویتی را پُر می‌کند به لیست‌های مورد نظر خود در میلرلایت اضافه کنید.روش کار به این صورت است که در بخش تنظیمات افزونه و از برگه تنظیمات Gravityforms لیستی از فرم‌های ساخته شده با گرویتی فرمز را مشاهده می‌کنید. جلوی عنوان هر فرم می‌توانید لیست‌های میلرلایت که مایلید کاربر پس از پُر کردن فرم به آن‌ها اضافه گردد را انتخاب می‌کنید. در سمت چپ دکمه فلشی وجود دارد که با زدن آن لیستی از فیلد‌های میلرلایت را ملاحظه می‌کنید که در جلو هر فیلد یک منوی کشویی از فیلد‌های آن فرم وجود دارد. با انتخاب هر فیلد می‌توانید تعیین کنید که مقدار وارد شده توسط کاربر برای هر فیلد از فرم شما، در کدام فیلد از میلرلایت قرار گیرد.

جمع‌بندی

نگارش، ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس و مدیریت ارسال آن برای حفظ هر کسب و کار مهم است. ارتباط موثر با مشتریان و مخاطبین باعث افزایش نرخ تبدیل و خرید یا استفاده از خدمات وبسایت می‌گردد. رعایت اصول نگارش و تهیه یک گردش کار منظم برای ارسال و پاسخ متناسب به کاربران الزامی است.